Het probleem
BuyBay sorteert, beoordeelt en verkoopt geretourneerde goederen, waarvan bijna 98% een nieuwe eigenaar vindt. Met 150 tot 200 medewerkers en een krappe arbeidsmarkt kwamen, verhuisden en vertrokken er voortdurend mensen. Elke wijziging stond eerst in het HR-systeem en bereikte IT per e-mail of met de hand. Accounts werden te laat aangemaakt, toegang werd niet op tijd ingetrokken en dezelfde gegevens werden twee keer ingetypt. Elk daarvan is een fout in wording, en onder de AVG een risico.
Wat ik deed
Als Manager IT & Architecture was het probleem en het besluit van mij. We vroegen de HR-leverancier om integratiepartners, beoordeelden er drie en kozen er een. Ik bepaalde de scope: het HR-systeem wordt de enige bron voor wie hier werkt, identiteit volgt automatisch in Azure Active Directory en Microsoft 365, en het IT-team houdt zicht op wat de koppeling doet. Ik stuurde het project samen met onze systeembeheerder, die de dagelijkse uitvoering met de partner deed.
Het resultaat
- Geen dubbele invoer meer tussen HR en IT.
- Instroom, doorstroom en uitstroom automatisch verwerkt in identiteit en toegang, dus minder toegangsfouten.
- AVG-naleving eenvoudiger aantoonbaar, omdat het overzicht van wie toegang heeft en waarom nu het HR-record volgt.
- Medewerkers komen bij de informatie die voor hen relevant is zonder IT ertussen.
Deze case is gepubliceerd door de integratiepartner, die mij als ICT-manager noemt. De exacte tijdwinst is niet gemeten, en ik ga geen getal verzinnen.
Waarom hij hier staat
Dit is geen AI-case en wordt bewust niet zo gepresenteerd. Hij staat hier omdat hij het fundament laat zien waar elke AI-ambitie op rust: een bron van waarheid voor mensen, geautomatiseerde identiteit en toegang die je kunt controleren. Dezelfde organisatie verving daarna haar magazijn- en transportsystemen, en dat fundament maakte dat mogelijk.
Wat ik anders zou doen
Beginnen bij de medewerkerservaring, niet bij de koppeling. We zagen tijdens het project dat de echte winst lag in een medewerkersplatform waar HR, IT en de werkvloer samenkomen. In het denken kwamen we daar; de volgende keer zou ik het vanaf dag een zo scopen.